Quá trình luân chuyển

Phiếu Yêu cầu mua hàng sẽ được bộ phận có nhu cầu lập và gửi đến bộ phận mua hàng.

 => bộ phận mua hàng khi nhận được phiếu yêu cầu mua hàng sẽ căn cứ vào nó cũng như tình hình sử dụng thực tế tại doanh nghiệp làm căn cứ để lập ra kế hoạch nhập hàng gửi Ban Giám đốc để Ban Giám đốc duyệt.

=> Bộ phận quản lý mua hàng sẽ cần căn cứ vào kế hoạch được duyệt để gửi yêu cầu báo giá cho Nhà cung cấp. Nhà cung cấp lập báo giá và gửi báo giá cho bộ phận Mua hàng.

=> Xem xét báo giá, chọn nhà cung cấp là công việc tiếp theo của bộ phận mua hàng sau đó họ sẽ  lập Đơn đặt hàng gửi Ban Giám đốc để Ban Giám đốc duyệt, tiếp đến là việc gửi đơn đặt hàng này cho nhà cung cấp.

=> Nhận hàng và lập Phiếu nhập kho chính là nhiệm vụ của bộ phận quản lý kho vào thời điểm nhà cung cấp chuyển hàng cũng  như Phiếu giao hàng đến kho Công ty. Nhà cung cấp sẽ chuyển Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng đến bộ phận mua hàng, đó là các thủ tục để xác nhận thanh toán.

=> Bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào hóa đơn lập phiếu Đề nghị thanh toán và gửi bộ chứng từ đầy đủ đến phòng Kế toán

=> Kế toán lập Ủy nhiệm chi nếu thanh toán qua ngân hàng còn nếu thang toán tiền mặt thì cần lập phí chi tiền mặt.

=> Thủ quỹ xuất tiền hoặc ngân hàng chuyển tiền cho nhà cung cấp đây là bước cuối cùng kết thúc quá trình mua hàng.

 Cách lưu trữ chứng từ:

Trách nhiệm lưu trữ chứng từ là của bộ phận quản lý mua hàng và bộ phận kế toán. Cụ thể

Bộ phận mua hàng sẽ cần lập những chứng từ như: báo giá, đơn đặt hàng, yêu cầu mua hàng, kế hoạch mua hàng… còn các chứng từ như: Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu xuất kho do bên bán lập, các chứng từ thanh toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán và kê khai thuế trong kì thuộc về trách nhiệm của bộ phận kế toán.

Trong quá trình làm việc còn nhiều tình huống phát sinh nhưng hy vọng với những kiến thức trên sẽ giúp bạn làm tốt công việc của mình.