HomeQuy trình mua hàng
Thứ Tư, 4 tháng 7, 2018
Muốn quá trình mua hàng diễn ra hiệu quả các doanh nghiệp
thường sử dụng phần mềm mua hàng. Nhưng phần mềm này sẽ chỉ phát huy hiệu quả tốt
nhất nếu doanh nghiệp có 1 quy trình mua hàng chuẩn.
1. Lập Đề nghị mua hàng
Bộ phận nào có nhu cầu mua hàng: ví dụ nguyên phụ liệu phục
vụ sản xuất kinh doanh thì cần lập đề nghị mua hàng gửi Phòng mua hàng. Đề nghị
mua hàng là cơ sở để trưởng Phòng mua hàng sẽ phân công cho nhân viên trong
phòng để tiến hành tìm nhà cung cấp.
2. Tìm
kiếm, lựa chọn Nhà cung cấp
Nhà cung cấp tốt ảnh hưởng tới chất lượng và tiến độ của
quá trình quản lý mua hàng. Phòng mua hàng thu thập ít nhất 02 báo giá để xem xét, đề
xuất Ban lãnh đạo lựa chọn Nhà cung cấp. Nhà cung cấp được chọn phải đáp ứng đầy
đủ các yêu cầu của công ty về số lượng/chất lượng/chủng loại/nguồn gốc xuất xứ/dịch
vụ sau bán hàng,… Phòng mua hàng lập Danh sách nhà cung cấp được duyệt trên cơ
sở đăng ký của nhà cung cấp.
3. Lập
Đơn đặt hàng mua/ Hợp đồng mua
Khi số lượng, chất lượng, thời gian mua hàng cũng như nhà
cung cấp được chốt thì Phòng mua hàng tiến hành lập Đơn hàng/ Hợp đồng mua và gửi
đến NCC hoặc liên hệ NCC để xác định việc mua hàng. Hợp đồng sẽ được trình Ban
lãnh đạo xem và ký.
4. Nhận
hàng và kiểm tra
Ở bước này, phòng mua hàng sẽ có nhiệm vụ chuyển Đơn
hàng/ Hợp đồng mua hàng (nếu có) cho Thủ kho và Kế toán. Thời điểm nhận hàng sẽ
được phòng mua hàng xác nhận với nhà cung cấp và thông báo cho Thủ kho, các bộ
phận có liên quan để chuẩn bị nhập hàng.
5. Thanh
toán, lưu trữ hồ sơ
Hàng về kho và doanh nghiệp có đầy đủ các giấy tờ thanh
toán thì phòng Kế toán thực hiện thủ tục thanh toán. Sau đó phòng kế toán tập hợp,
lưu trữ các hồ sơ liên quan về công tác mua hàng.
6. Theo
dõi, đánh giá lại Nhà cung cấp:
Việc làm này sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá quá trình làm
việc để có những quyết định cho quá trình hợp tác về sau.
Bài liên quan
Comments[ 0 ]
Đăng nhận xét