Trước khi mua hàng, doanh nghiệp đương nhiên phải xác định nhu cầu của mình làm thế nào để cân đối những chi tiêu như: thời gian cho phép để chờ đợi hàng đến, khả năng cung cấp của nhà cung cấp và khả năng tài chính của mình với lượng hàng cần mua… Dưới đây là một số những chỉ tiêu cần lưu ý để doanh nghiệp có thể quản lý mua hàng tốt.

Thời điểm cần có hàng - Just In Time (JIT)

cần tối thiểu chi phí trong vận hành sản xuất của mình chính là điều doanh nghiệp cần làm để tối đa hóa lợi nhuận, ngoài việc tăng doanh số bán hàng. Như vậy thời điểm cần có hàng là vô cùng quan trọng với bất cứ doanh nghiệp nào.

Trong Quản trị Logistics sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí bằng việc kiểm soát được dòng chảy. Việc quản lý này đạt được hiệu quả tốt thì sẽ giúp cho hàng có có mặt tại xưởng sản xuất vào đúng thời điểm cần thiết với đúng chất lượng được cam kết. Khi đạt được điều này thì doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí khác nhau như: chi phí lưu kho, chi phí đầu tư kho cũng như chi phí cơ hội đó chính là thời gian vốn bị tồn đọng trong kho.

Số lượng - kế hoạch sản xuất, mức tồn kho an toàn

Doanh nghiệp sẽ phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất để xác định được những nguyên vật liệu nào cần phải mua cũng như phải mua với số lượng là bao nhiêu hay còn gọi là Số lượng đặt hàng kinh tế. Số lượng hàng hóa, thành phẩm cần được hoàn thành theo kế hoạch chính là căn cứ để xác định số lượng mua hàng, không chỉ vậy, doanh nghiệp cần có bước quy định thì mới xác định được sản xuất 1 đơn vị hàng hóa, thành phẩm, bán thành phẩm cần bao nhiêu nguyên vật liệu để tiến hàng mua.

Thời gian chờ Leadtime - Tình hình thực tế thực hiện đơn hàng của nhà cung cấp (NCC)

Với cùng một loại nguyên vật liệu thì mỗi nhà cung cấp sẽ thể sẽ có giá chênh lệch ít nhiều kèm theo đó là các điều kiện giao hàng tương ứng. Đây là điều mà doanh nghiệp mua cần để ý.