Việc quản lý mua hàng, nhập khẩu hay xuất khẩu đều cần những quy trình nhất định để hoạt động này diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả. Dưới đây là những bước trong một quy trình chuẩn mà doanh nghiệp cần nắm vững.

 Bước 1: Chuẩn bị

1)   Xin báo giá luôn là bước đầu tiên, sau đó doanh nghiệp cần đàm phán thương lượng với đối tác về giá, điều kiện giao hàng, bảo hành… phù hợp với cả 2 bên.

2) Lên hợp đồng rồi ký kết hợp đồng qua mail hoặc fax

3)   Phát hành invoice và packing list gửi cho bên mua qua mail việc này bên xuất khẩu pải thực hiện

4)   Có 2 hình thức chuyển tiền là TT hoặc LC, Bên nhập khẩu có thể lựa chọn để thực hiện

5)  Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, bên nhập thuê vận chuyển nêu điều kiện giao hàng là FOB, FCA, EXW. Tùy theo nhu cầu và thỏa thuận của 2 bên mà chọn phương thức nào hợp lý nhất.

6)   Trong một số trường hợp khi hàng hóa đặc thù thì bên nhập xin giấy phép nhập khẩu, kiểm dịch, Kiểm tra chất lượng, VSATTP

Tất cả những vấn đề này đề thuộc về các quy định của pháp luật, do vậy các doanh nghiệp cần phải tuân thủ đúng và đủ các thủ tục trên để tránh những phiền toái sau này.

Bước 2: Khai báo hải quan

Sau khi đã hoàn thành những bước trên, doanh nghiệp cần làm thủ tục để khai báo hải quan.

1)   Tra và Áp mã HS, áp thuế nhập khẩu cho từng mặt hàng

2)  Hợp đồng, invoice, packing list, vân đơn, hóa đơn cước vận chuyển (nêú bên NK trả), CO form (nếu có), giấy phép NK, kiểm dịch… Đây là bộ chứng từ cần thiết để khai báo hải quan, bạn cần phải chuẩn bị trước đầy đủ và đúng theo mẫu đã quy định.

3)    Lựa chọn một phần mềm khai báo hải quản hợp lý nào đó để thực hiện khai báo. Hiện tại trên thị trường có rất nhiều lựa chọn cho các doanh nghiệp.

Bước 3: Làm thủ tục kho hàng và Hải quan

Giấy ủy quyền hoặc Lệnh giao hàng và 1 bộ chứng từ đầy đủ là toàn bộ thủ tục doanh nghiệp cần chuẩn bị để thông qua cho lô hàng hóa của mình. Đồng thời doanh nghiệp cần đóng thuế nhập khẩu và làm thủ tục kho hàng để vận chuyển hàng về.