Mỗi doanh nghiệp sẽ có một cách thức luân chuyển chứng từ khác nhau. Dưới đây là một trong những cách thức phổ biến nhất trong việc quản lý mua hàng.

Bước 1:

Phiếu Yêu cầu mua hàng (2 liên) gửi 1 liên đến bộ phận mua hàng được bộ phận có nhu cầu mua hàng  lập theo mẫu công ty đã quy định.

Bước 2:

Căn cứ vào Phiếu Yêu cầu mua hàng và tình hình sử dụng thực tế tại doanh nghiệp, lúc này bộ phận mua hàng sẽ lập Kế hoạch nhập hàng gửi Ban Giám đốc để Ban Giám đốc duyệt.

Bước 3:

Sau bước thứ 2 có thể có 2 trường hợp xảy ra như sau:

Trường hợp 1:  Kế hoạch nhập hàng được Ban Giám đốc duyệt

Khi kế hoạch được duyệt, lúc này bộ phận mua hàng đi tìm các nhà cung cấp. Nhà cung cấp lập báo giá và gửi báo giá cho bộ phận Mua hàng. Dưới sự xem xét của bộ phận mua hàng về các tiêu chí họ sẽ chọn nhà cung cấp và lập Đơn đặt hàng. Đơn này cũng cần được lập theo đúng mẫu doanh nghiệp quy đinh và được Ban Giám đốc duyệt.

Trường hợp 2: Kế hoạch nhập hàng không được Ban Giám đốc duyệt

Quá trình mua hàng kết thúc mà hàng không được mua.

Bước 4:

Nếu trường hợp 1 của bước xảy ra thì chuyển qua bước 4.

Ở bước này các chứng từ: Phiếu giao hàng, Hóa đơn GTGT và hàng hóa theo đúng số lượng và chất lượng trong đơn đặt hàng giao cho người mua được nhà cung cấp thực hiện.

Bước 5:

Nhà cung cấp giao hàng và Phiếu giao hàng đến kho Công ty, Bộ phận kho nhận hàng và lập Phiếu nhập kho.

Bước 6:

Ở bước này, phòng kế toán tổng hợp cần nhận được 1 bộ chứng từ bao gồm: Yêu cầu mua hàng, Báo giá, Đơn đặt hàng, Hóa đơn GTGT (Hoặc hóa đơn bán hàng), Đề nghị thanh toán về bộ phận Kế toán; Bộ phận Kho  gửi Phiếu nhập kho từ bộ phận mua hàng.

Bước 7:

Khi đã nhận được các chứng từ, phòng kế toán tổng hợp có nhiệm vụ kiểm tra chứng từ, ghi nhận nợ phải trả nhà cung cấp.

Bước 8:

Nếu thanh toán qua ngân hàng thì kế toán lập Ủy nhiệm chi, còn nếu thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán lập phiếu chi rồi gửi thủ quỹ.

Bước 9:

Kết thúc quá trình mua hàng bằng việc thủ quỹ xuất tiền hoặc ngân hàng chuyển tiền cho nhà cung cấp.